MRD — ระบบจัดเก็บเวชระเบียน (Medical Records Department)

Purpose

จัดเก็บและติดตามแฟ้มเวชระเบียน — ครอบคลุมการสร้างแฟ้ม การจ่าย การยืม-คืน การโอนย้ายระหว่างแผนก และการรวม HN ที่ซ้ำกัน

Access

เมนูหลัก: MRD

Key Screens

MRD Folders — การสร้างและดูสถานะแฟ้ม

ระบบสร้างแฟ้มอัตโนมัติตาม App Setting:

• OPD Folder — สร้างเมื่อ New Register / New HN (ลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่)
• IPD Folder — สร้างใหม่ทุกครั้งที่ Admit / Visit Number

ตั้งค่าจาก: Framework > App Setting > Registration > MRD Auto file request

เมื่อสร้างแฟ้มผู้ป่วยใหม่ เจ้าหน้าที่เวชระเบียนจะส่งแฟ้มไปยังคลินิกที่ผู้ป่วยลงทะเบียนไว้ โดยไม่ต้องบันทึก Issue File เพิ่มเติม เนื่องจากระบบเปลี่ยนสถานะให้อัตโนมัติ

การดูสถานะแฟ้ม (View File) — ขั้นตอน:

MRD Worklist Screen — รายการเวชระเบียน (4 tabs)

หน้าจอหลักสำหรับเรียกดู ค้นหา และจัดการแฟ้มทั้งหมดในแต่ละวัน

Navigation: MRD > MRD Worklist

Search Fields บน MRD Worklist:

4 Tabs ของ MRD Worklist:

การ Issue แฟ้มจาก MRD Worklist:

1. คลิกเมนู MRD Worklist → ระบบแสดงรายการที่ Request มา
2. คลิกเลือกรายการที่มีสถานะ Requested
3. กดปุ่ม Issue เพื่อบันทึกส่งแฟ้มไปยังแผนกที่ร้องขอ
4. ระบบเปลี่ยน Status เป็น “Issued” (ตัดจ่าย)

Automated file request for OPD: ระบบสร้าง Request อัตโนมัติสำหรับผู้ป่วยเก่าที่ลงทะเบียน Walk-in (ไม่ได้นัดล่วงหน้า)

Folder Issue — การส่งแฟ้มผู้ป่วยเก่า

มี 2 วิธี:

3.1 Appointment Issue — ผู้ป่วยนัดหมาย

Navigation: MRD > Folder Issue > Appointment Issue

เจ้าหน้าที่เวชระเบียนค้นหาผู้ป่วยนัดหมายล่วงหน้าเพื่อเตรียมแฟ้ม

ขั้นตอน:

1. ระบุ Department ที่ต้องการดูรายชื่อนัดหมาย
2. ระบุ Date วันนัดที่ต้องการจ่ายแฟ้ม
3. กด ค้นหา — ระบบแสดงรายการแฟ้มผู้ป่วยนัด
4. ระบบเลือก checkbox แฟ้มที่อยู่ในเวชระเบียนให้อัตโนมัติ
   • แฟ้มที่ยังไม่กลับจากแผนก: ไม่สามารถกด Issue ได้ ต้องทำ Folder Return ก่อน
5. เลือก Checkbox แฟ้มที่ต้องการส่ง
6. กด Issue เพื่อส่งแฟ้มไปยังแผนกที่ร้องขอ

3.2 Direct Issue — ผู้ป่วย Walk-in

Navigation: MRD > Folder Issue > Direct Issue

สำหรับผู้ป่วยเก่าที่มาพบแพทย์โดยไม่มีการนัด — หลังจากพิมพ์ “OPD/ER Note” ออกไปค้นแฟ้ม

ขั้นตอน:

1. Search Patient: ค้นหาผู้ป่วยที่ต้องการส่งแฟ้ม
2. Select Folder: เลือกแฟ้มที่ต้องการส่ง
3. MRD Storage: สถานที่เก็บแฟ้มปัจจุบัน
4. Issued to Department: ระบุแผนกที่จะส่งแฟ้มไป
5. กด Issue — ระบบแสดงรายการแฟ้มที่ส่งออกในกล่องด้านล่าง

Folder Return — การรับแฟ้มคืน

Navigation: MRD > Folder Return

หลังจากแผนกต่างๆ รวบรวมเอกสารเสร็จแล้ว ส่งแฟ้มกลับเวชระเบียน

ขั้นตอน:

Folder Requests — การสร้างคำขอยืมแฟ้ม

Navigation: MRD > Folder Requests

เจ้าหน้าที่หรือแผนกต่างๆ ยืมแฟ้มผู้ป่วย (ทั้งปัจจุบันและแฟ้มเก่า)

ขั้นตอน:

ยกเลิก Request: กด Icon Cancel บนรายการที่ต้องการ

Folder Transfer — การส่งต่อแฟ้มระหว่างแผนก

Navigation: MRD > Folder Transfer

โอนย้ายแฟ้มจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง โดยไม่ผ่านห้องเวชระเบียน

หมายเหตุ: สามารถ Transfer ได้เฉพาะแฟ้มที่ ไม่ได้อยู่ในเวชระเบียน เท่านั้น

ขั้นตอน:

Patient Merge — การรวมประวัติผู้ป่วย

Navigation: MRD > Patient Merge

รวม HN ที่ซ้ำกัน — กรณีผู้ป่วยมี 2 HN ซ้ำซ้อน หรือข้อมูล Demographic เหมือนกัน ให้เหลือ 1 HN

ดูรายละเอียดกระบวนการเต็มที่ Registration Update Merge Workflow

ขั้นตอน Patient Merge:

Unmerge: ค้นหารายการที่ทำ Merge แล้ว → กด UNMERGE เพื่อยกเลิก

Folder Statuses

Requested → Issued → Returned
                  → Cancelled
                  → Transferred

Button Actions

Error / Edge Cases

• แฟ้มไม่กลับจากแผนก: ไม่สามารถ Issue Appointment ได้ — ต้องทำ Folder Return ก่อน
• Folder Transfer: ทำได้เฉพาะแฟ้มที่ ไม่อยู่ในเวชระเบียน เท่านั้น
• Merge ผิด: รองรับ UNMERGE เพื่อยกเลิกการรวม
• Auto File Request ปิด: แฟ้มจะไม่ถูกสร้างอัตโนมัติ ต้องสร้าง manual

Key Business Rules

• แฟ้ม OPD สร้างครั้งเดียวตอน New Register; แฟ้ม IPD สร้างใหม่ทุก Admit
• Auto File Request ตั้งค่าใน Framework > App Setting > Registration > MRD Auto file request
• Folder Transfer ไม่ผ่าน MRD — แผนกโอนกันเองโดยตรง
• เจ้าหน้าที่ต้องพิมพ์ OPD/ER Note ก่อนออกไปค้นแฟ้มสำหรับผู้ป่วย Walk-in
• Primary Patient = HN ที่ต้องการคงไว้หลัง Merge

Integration Points