MRD — ระบบจัดเก็บเวชระเบียน (Medical Records Department)

Purpose

จัดเก็บและติดตามแฟ้มเวชระเบียน — ครอบคลุมการสร้างแฟ้ม การจ่าย การยืม-คืน การโอนย้ายระหว่างแผนก และการรวม HN ที่ซ้ำกัน

Access

เมนูหลัก: MRD

---

Key Screens

MRD Folders — การสร้างและดูสถานะแฟ้ม

ระบบสร้างแฟ้มอัตโนมัติตาม App Setting:

• OPD Folder — สร้างเมื่อ New Register / New HN (ลงทะเบียนผู้ป่วยใหม่)
• IPD Folder — สร้างใหม่ทุกครั้งที่ Admit / Visit Number

ตั้งค่าจาก: Framework > App Setting > Registration > MRD Auto file request

เมื่อสร้างแฟ้มผู้ป่วยใหม่ เจ้าหน้าที่เวชระเบียนจะส่งแฟ้มไปยังคลินิกที่ผู้ป่วยลงทะเบียนไว้ โดยไม่ต้องบันทึก Issue File เพิ่มเติม เนื่องจากระบบเปลี่ยนสถานะให้อัตโนมัติ

การดูสถานะแฟ้ม (View File) — ขั้นตอน:

ขั้นตอน	รายละเอียด
1. Search Patient	ค้นหาผู้ป่วยจากชื่อ นามสกุล เบอร์โทร หรือรหัสแฟ้ม
2. Select Folder	เลือกแฟ้มที่ต้องการดู
3. MRD Storage + Charting Type	เลือกสถานที่เก็บ + OPD / IPD / All
4. กดค้นหา
5. Current Department	ระบบแสดงสถานที่ที่แฟ้มอยู่ปัจจุบัน
6. View Audit Log	ดูสถานะความเคลื่อนไหวของแฟ้ม

---

MRD Worklist Screen — รายการเวชระเบียน (4 tabs)

หน้าจอหลักสำหรับเรียกดู ค้นหา และจัดการแฟ้มทั้งหมดในแต่ละวัน

Navigation: MRD > MRD Worklist

Search Fields บน MRD Worklist:

Field	คำอธิบาย
Folder ID	ระบุ HN ผู้ป่วยสำหรับค้นหารายบุคคล (Optional)
Search Patient	ค้นหาผู้ป่วยเฉพาะราย (Optional)
Requesting Department	ระบุแผนกที่ต้องส่งแฟ้มไปให้
MRD Store	เลือกประเภทแฟ้ม OPD หรือ IPD
Status	Select / Cancelled / Issued / Requested / Transferred
From / To Date	ช่วงวันที่ต้องการค้นหา

4 Tabs ของ MRD Worklist:

Tab	ประเภท	รายละเอียด
Registration Request	อัตโนมัติ	แสดงคำขอแฟ้มผู้ป่วยเก่าที่ลงทะเบียน Walk-in (ไม่มีการนัดล่วงหน้า)
Manual Request	Manual	แสดงคำขอยืมแฟ้มจากการบันทึกผ่าน Folder Request
Returns	คืนแฟ้ม	แสดงรายการแฟ้มที่รับคืนกลับมา — สถานะ “Returned”
New Folder	แฟ้มใหม่	แสดงแฟ้มผู้ป่วยใหม่ที่ระบบสร้างอัตโนมัติ

การ Issue แฟ้มจาก MRD Worklist:

1. คลิกเมนู MRD Worklist → ระบบแสดงรายการที่ Request มา
2. คลิกเลือกรายการที่มีสถานะ Requested
3. กดปุ่ม Issue เพื่อบันทึกส่งแฟ้มไปยังแผนกที่ร้องขอ
4. ระบบเปลี่ยน Status เป็น “Issued” (ตัดจ่าย)

Automated file request for OPD: ระบบสร้าง Request อัตโนมัติสำหรับผู้ป่วยเก่าที่ลงทะเบียน Walk-in (ไม่ได้นัดล่วงหน้า)

---

Folder Issue — การส่งแฟ้มผู้ป่วยเก่า

มี 2 วิธี:

3.1 Appointment Issue — ผู้ป่วยนัดหมาย

Navigation: MRD > Folder Issue > Appointment Issue

เจ้าหน้าที่เวชระเบียนค้นหาผู้ป่วยนัดหมายล่วงหน้าเพื่อเตรียมแฟ้ม

ขั้นตอน:

1. ระบุ Department ที่ต้องการดูรายชื่อนัดหมาย
2. ระบุ Date วันนัดที่ต้องการจ่ายแฟ้ม
3. กด ค้นหา — ระบบแสดงรายการแฟ้มผู้ป่วยนัด
4. ระบบเลือก checkbox แฟ้มที่อยู่ในเวชระเบียนให้อัตโนมัติ
   • แฟ้มที่ยังไม่กลับจากแผนก: ไม่สามารถกด Issue ได้ ต้องทำ Folder Return ก่อน
5. เลือก Checkbox แฟ้มที่ต้องการส่ง
6. กด Issue เพื่อส่งแฟ้มไปยังแผนกที่ร้องขอ

3.2 Direct Issue — ผู้ป่วย Walk-in

Navigation: MRD > Folder Issue > Direct Issue

สำหรับผู้ป่วยเก่าที่มาพบแพทย์โดยไม่มีการนัด — หลังจากพิมพ์ “OPD/ER Note” ออกไปค้นแฟ้ม

ขั้นตอน:

1. Search Patient: ค้นหาผู้ป่วยที่ต้องการส่งแฟ้ม
2. Select Folder: เลือกแฟ้มที่ต้องการส่ง
3. MRD Storage: สถานที่เก็บแฟ้มปัจจุบัน
4. Issued to Department: ระบุแผนกที่จะส่งแฟ้มไป
5. กด Issue — ระบบแสดงรายการแฟ้มที่ส่งออกในกล่องด้านล่าง

---

Folder Return — การรับแฟ้มคืน

Navigation: MRD > Folder Return

หลังจากแผนกต่างๆ รวบรวมเอกสารเสร็จแล้ว ส่งแฟ้มกลับเวชระเบียน

ขั้นตอน:

ขั้นตอน	รายละเอียด
1. ระบุ HN	แฟ้มที่ต้องการรับคืน
2. เลือก Visit	Visit ของแฟ้มนั้น
3. เลือกห้องแฟ้ม	ห้องเวชระเบียนที่ต้องการเก็บ
4. กดบันทึก	ระบบบันทึกรายการแฟ้มกลับสู่เวชระเบียน

---

Folder Requests — การสร้างคำขอยืมแฟ้ม

Navigation: MRD > Folder Requests

เจ้าหน้าที่หรือแผนกต่างๆ ยืมแฟ้มผู้ป่วย (ทั้งปัจจุบันและแฟ้มเก่า)

ขั้นตอน:

ขั้นตอน	Field	Required	รายละเอียด
1	HN	Yes	ระบุ HN แฟ้มที่ต้องการยืม
2	Visit	Yes	เลือก Visit ของแฟ้ม
3	ห้องแฟ้ม	Yes	เลือกห้องเวชระเบียนที่เก็บเอกสาร
4	Reason	Yes	เลือกเหตุผลในการขอยืม
5	Comment		เหตุผลเพิ่มเติม
6	Careprovider		ชื่อแพทย์ที่ขอยืมแฟ้ม
7	บันทึก		เวชระเบียนจะทำการ Issue File ต่อไป

ยกเลิก Request: กด Icon Cancel บนรายการที่ต้องการ

---

Folder Transfer — การส่งต่อแฟ้มระหว่างแผนก

Navigation: MRD > Folder Transfer

โอนย้ายแฟ้มจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง โดยไม่ผ่านห้องเวชระเบียน

หมายเหตุ: สามารถ Transfer ได้เฉพาะแฟ้มที่ ไม่ได้อยู่ในเวชระเบียน เท่านั้น

ขั้นตอน:

ขั้นตอน	Field	รายละเอียด
1	HN	ระบุ HN แฟ้มที่ต้องการโอน
2	Visit	เลือก Visit ของแฟ้ม
3	แผนกปลายทาง	เลือกแผนกที่ต้องการโอน
4	Careprovider	ชื่อแพทย์ที่ร้องขอ (ถ้ามี)
5	Comment	หมายเหตุเพิ่มเติม
6	บันทึก	ยืนยันการ Transfer

---

Patient Merge — การรวมประวัติผู้ป่วย

Navigation: MRD > Patient Merge

รวม HN ที่ซ้ำกัน — กรณีผู้ป่วยมี 2 HN ซ้ำซ้อน หรือข้อมูล Demographic เหมือนกัน ให้เหลือ 1 HN

ดูรายละเอียดกระบวนการเต็มที่ Registration Update Merge Workflow

ขั้นตอน Patient Merge:

ขั้นตอน	Field	รายละเอียด
1	Primary Patient	ค้นหาผู้ป่วยหลัก (HN ที่ต้องการคงไว้)
2	Secondary Patient	ค้นหาผู้ป่วยรอง (HN ที่จะรวมเข้าหาหลัก)
3	Merge all visit	Toggle เปิด/ปิด — รวมทุก Visit หรือเลือกบาง Visit
4	Reason	ระบุเหตุผลในการรวมแฟ้ม
5	Confirm	กด Confirm → ระบบแสดงกล่องยืนยัน
6	Yes	กด Yes เพื่อยืนยันการรวมแฟ้ม

Unmerge: ค้นหารายการที่ทำ Merge แล้ว → กด UNMERGE เพื่อยกเลิก

---

Folder Statuses

Requested → Issued → Returned
                  → Cancelled
                  → Transferred

Status	Description
Requested	คำขอถูกสร้าง รอจ่าย
Issued	แฟ้มจ่ายออกแล้ว
Returned	แฟ้มคืนเข้าคลังแล้ว
Cancelled	คำขอถูกยกเลิก
Transferred	แฟ้มถูกโอนย้ายระหว่างแผนก

---

Button Actions

Button	Screen	Action	Conditions	Result
Issue	MRD Worklist / Appointment Issue / Direct Issue	จ่ายแฟ้มออกจากเวชระเบียน	สถานะ Requested	Status เปลี่ยนเป็น Issued
Return	Folder Return	รับแฟ้มคืน	ระบุ HN + Visit + ห้อง	Status เปลี่ยนเป็น Returned
Request	Folder Requests	สร้างคำขอยืมแฟ้ม		Status เป็น Requested
Cancel (Icon)	Folder Requests	ยกเลิก Request		Status เป็น Cancelled
Transfer	Folder Transfer	โอนแฟ้มไปแผนกอื่น	แฟ้มอยู่นอกเวชระเบียน	Status เปลี่ยนเป็น Transferred
Confirm	Patient Merge	ยืนยันการรวมแฟ้ม	ระบุ Primary/Secondary	แสดง popup ยืนยัน
Yes	Merge popup	ยืนยันสุดท้าย		รวม HN เสร็จสิ้น
UNMERGE	Patient Merge (ค้นหา)	ยกเลิกการรวม	รวมแล้ว	กลับเป็น 2 HN
View Audit Log	MRD Folders	ดูประวัติความเคลื่อนไหวแฟ้ม		แสดง Audit Log

---

Error / Edge Cases

• แฟ้มไม่กลับจากแผนก: ไม่สามารถ Issue Appointment ได้ — ต้องทำ Folder Return ก่อน
• Folder Transfer: ทำได้เฉพาะแฟ้มที่ ไม่อยู่ในเวชระเบียน เท่านั้น
• Merge ผิด: รองรับ UNMERGE เพื่อยกเลิกการรวม
• Auto File Request ปิด: แฟ้มจะไม่ถูกสร้างอัตโนมัติ ต้องสร้าง manual

---

Key Business Rules

• แฟ้ม OPD สร้างครั้งเดียวตอน New Register; แฟ้ม IPD สร้างใหม่ทุก Admit
• Auto File Request ตั้งค่าใน Framework > App Setting > Registration > MRD Auto file request
• Folder Transfer ไม่ผ่าน MRD — แผนกโอนกันเองโดยตรง
• เจ้าหน้าที่ต้องพิมพ์ OPD/ER Note ก่อนออกไปค้นแฟ้มสำหรับผู้ป่วย Walk-in
• Primary Patient = HN ที่ต้องการคงไว้หลัง Merge

---

Integration Points

Module	Integration
Registration	สร้าง OPD Folder อัตโนมัติเมื่อ New Register
Admission	สร้าง IPD Folder อัตโนมัติเมื่อ Admit
OPD	Appointment Issue — จ่ายแฟ้มตามนัดหมาย
All Departments	Folder Request — ยืมแฟ้ม, Folder Transfer — โอนย้ายแฟ้ม