MRD Folder Issue Return Workflow

Overview

กระบวนการจัดการแฟ้มเวชระเบียนตลอด lifecycle ตั้งแต่การสร้างแฟ้ม การจ่ายออกสู่แผนก การยืม การโอนย้าย และการรับคืนแฟ้มกลับเวชระเบียน

---

Folder Lifecycle Diagram

New Register / New Admit
        ↓
[Auto Create Folder]
        ↓
   [Requested]  ←── Folder Request (Manual) / Auto Request (Walk-in)
        ↓
    [Issued]  ←── Folder Issue (Appointment Issue / Direct Issue / MRD Worklist)
        ↓
 [Transferred]  ←── Folder Transfer (แผนกโอนกันเอง)
        ↓
   [Returned]  ←── Folder Return
        ↓
  (พร้อม Issue ครั้งต่อไป)

   [Cancelled]  ←── Cancel Request

---

Step 1 — Auto Create Folder

Trigger	Folder Type	Method
New Register / New HN	OPD Folder	อัตโนมัติ (ถ้าเปิด Auto File Request)
Admit / Visit Number	IPD Folder	อัตโนมัติ (ถ้าเปิด Auto File Request)

ตั้งค่า: Framework > App Setting > Registration > MRD Auto file request

เมื่อสร้างแฟ้มผู้ป่วยใหม่ ระบบเปลี่ยนสถานะให้อัตโนมัติ เจ้าหน้าที่ส่งแฟ้มไปคลินิกโดยไม่ต้องบันทึก Issue เพิ่มเติม

---

Step 2 — Folder Request (สร้างคำขอยืมแฟ้ม)

Navigation: MRD > Folder Requests

ใช้เมื่อแผนกต่างๆ ต้องการยืมแฟ้มจากเวชระเบียน

Steps:

1. ระบุ HN แฟ้มที่ต้องการ
2. เลือก Visit ของแฟ้ม
3. เลือกห้องเวชระเบียนที่เก็บเอกสาร
4. เลือกเหตุผลการยืม (Reason)
5. ระบุ Comment เพิ่มเติม (ถ้ามี)
6. ระบุ Careprovider (ถ้าแพทย์เป็นผู้ขอ)
7. กดบันทึก → สถานะ Requested

ยกเลิก: กด Icon Cancel → สถานะ Cancelled

---

Step 3 — Folder Issue (จ่ายแฟ้มออก)

มี 3 วิธี:

วิธีที่ 1 — จาก MRD Worklist (Walk-in / Manual Request)

Navigation: MRD > MRD Worklist → Tab Registration Request หรือ Manual Request

1. เปิด MRD Worklist Screen
2. เลือก Tab ที่ต้องการ (Registration Request สำหรับ Walk-in / Manual Request สำหรับคำขอ manual)
3. เลือกรายการสถานะ Requested
4. กด Issue → สถานะเปลี่ยนเป็น Issued

วิธีที่ 2 — Appointment Issue (ผู้ป่วยนัด)

Navigation: MRD > Folder Issue > Appointment Issue

1. ระบุ Department ที่ต้องการดูนัดหมาย
2. ระบุ Date วันนัด
3. กดค้นหา → ระบบแสดงรายการแฟ้มผู้ป่วยนัด
4. ระบบเลือก Checkbox แฟ้มที่อยู่ในเวชระเบียนให้อัตโนมัติ
   • หมายเหตุ: แฟ้มที่ยังไม่คืน ไม่สามารถกด Issue ได้ → ต้องทำ Folder Return ก่อน
5. เลือก Checkbox แฟ้มที่ต้องการส่ง
6. กด Issue → แฟ้มส่งออก → สถานะ Issued

วิธีที่ 3 — Direct Issue (Walk-in รายแฟ้ม)

Navigation: MRD > Folder Issue > Direct Issue

1. Search Patient — ค้นหาผู้ป่วย
2. Select Folder — เลือกแฟ้ม
3. ระบุ MRD Storage — สถานที่เก็บแฟ้มปัจจุบัน
4. ระบุ Issued to Department — แผนกปลายทาง
5. กด Issue → สถานะ Issued

---

Step 4 — Folder Transfer (โอนย้ายแฟ้มระหว่างแผนก)

Navigation: MRD > Folder Transfer

ใช้เมื่อแผนกหนึ่งส่งแฟ้มต่อให้อีกแผนก โดยไม่ผ่านเวชระเบียน

เงื่อนไข: แฟ้มต้องอยู่นอกเวชระเบียน (สถานะ Issued หรือ Transferred) เท่านั้น

1. ระบุ HN แฟ้มที่ต้องการโอน
2. เลือก Visit
3. เลือกแผนกปลายทาง
4. ระบุ Careprovider (ถ้ามี)
5. ระบุ Comment (ถ้ามี)
6. กดบันทึก → สถานะ Transferred

---

Step 5 — Folder Return (รับแฟ้มคืน)

Navigation: MRD > Folder Return

เมื่อแผนกต่างๆ ส่งแฟ้มกลับหลังรวบรวมเอกสารเสร็จแล้ว

1. ระบุ HN แฟ้มที่ต้องการรับคืน
2. เลือก Visit ของแฟ้ม
3. เลือกห้องเวชระเบียนที่ต้องการเก็บ
4. กดบันทึก → สถานะ Returned

---

Folder Status Summary

Status	เกิดจาก	ความหมาย
Requested	Folder Request / Auto Request	คำขอถูกสร้าง รอจ่าย
Issued	Folder Issue (3 วิธี)	แฟ้มจ่ายออกแล้ว
Transferred	Folder Transfer	แฟ้มถูกโอนระหว่างแผนก
Returned	Folder Return	แฟ้มคืนเข้าคลังแล้ว — พร้อม Issue ใหม่
Cancelled	Cancel Request	คำขอถูกยกเลิก

---

Edge Cases

สถานการณ์	การแก้ไข
แฟ้มยังอยู่แผนกอื่น ต้องการ Issue ให้ผู้ป่วยนัด	ติดตามแฟ้มกลับ → ทำ Folder Return ก่อน → จึง Issue ได้
ต้องการโอนแฟ้มแต่แฟ้มอยู่ในเวชระเบียน	ต้อง Issue ออกก่อน → จึง Transfer ได้
ยืมแฟ้มไปแล้วต้องการยกเลิก	ใช้ Cancel icon บน Folder Requests

---

Modules Involved

• MRD — ทุกขั้นตอน
• Registration — ทริกเกอร์การสร้างแฟ้ม OPD อัตโนมัติ
• Admission — ทริกเกอร์การสร้างแฟ้ม IPD อัตโนมัติ
• OPD — Appointment Issue สำหรับผู้ป่วยนัด
• All Departments — Folder Request, Folder Transfer

Related Entities

• MRD Worklist Screen — หน้าจอหลักสำหรับจัดการแฟ้ม